Kasa wirtualna (czyli kasa fiskalna w formie oprogramowania) NIE jest dla wszystkich. Może z niej korzystać tylko określona grupa przedsiębiorców, wskazana w rozporządzeniu Ministra Finansów. To jest katalog zamknięty – jeśli Twoja branża nie jest na liście, nie możesz używać kasy wirtualnej.

Poniżej masz pełną listę branż dopuszczonych do stosowania kas wirtualnych, opartą na aktualnych przepisach i oficjalnych źródłach.

Źródła rządowe wskazują, że kasy wirtualne są przeznaczone dla wybranych grup podatników, głównie z branży transportowej oraz innych działalności wymagających specjalnych funkcji kasy . Rozporządzenie określa również kategorie kas o zastosowaniu specjalnym, które mogą występować jako oprogramowanie .

✔ 1. Transport pasażerski (najważniejsza grupa)

przewóz osób samochodem osobowym
taksówki
przewóz regularny i nieregularny
kasy biletowe w transporcie pasażerskim

To właśnie ta branża była pierwszym etapem wdrożenia kas wirtualnych w Polsce .

✔ 2. Automaty sprzedające (vending)

urządzenia do automatycznej sprzedaży towarów lub usług (rozporządzenie wymienia tę kategorię jako kasy o zastosowaniu specjalnym) .

✔ 3. Sprzedaż leków (apteki) – z funkcją rozliczania recept refundowanych

kasy przeznaczone do sprzedaży leków z obsługą recept (kategoria specjalna w rozporządzeniu) .

✔ 4. Sprzedaż w wolnych obszarach celnych / składach celnych

kasy przeznaczone do sprzedaży towarów i usług w strefach celnych (kategoria specjalna) .

✔ 5. Kasy rozliczające wiele transakcji jednocześnie

np. systemy sprzedaży w dużych punktach usługowych (kategoria specjalna) .

🟥 Kto NIE może korzystać z kasy wirtualnej?

Każdy przedsiębiorca, którego działalność nie jest wymieniona w rozporządzeniu. Czyli m.in.:

sklepy detaliczne
serwisy (np. serwis kas fiskalnych)
gastronomia
fryzjerzy, kosmetyczki
budowlanka
e‑commerce
usługi ogólne

Dla tych branż dostępne są kasy online (fizyczne), nie wirtualne.

🟩 Podsumowanie

Kasa wirtualna w formie oprogramowania jest przeznaczona dla branż:

transport pasażerski (taksówki, przewozy, bilety)
automaty vendingowe
apteki (sprzedaż leków z receptami refundowanymi)
wolne obszary celne / składy celne
specjalne systemy sprzedaży wielotransakcyjnej

To wynika bezpośrednio z rozporządzenia Ministra Finansów oraz oficjalnych informacji MF

Rozporządzenie określające, kto może używać kas wirtualnych (branże):

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. 2023 poz. 2268 – tekst jednolity)